Eventkonzept und Leadgenerierung am Märit
Entwicklung ganzheitlicher Eventkonzepte: Von der Konzeption und Content-Produktion bis zur digitalen Nachbearbeitung mit HubSpot
Eventmarketing mit System: Wie wir für PRO VITA einen Märitstand zum Lead-Magneten machten
Lesedauer: 12 Minuten | OKT 29/2025 | GetLead AG: Agentur für Kundentouchpoints und Marketing-Automatisierung
Warum diese Case Study für Sie relevant ist
Ob Sie eine Messeagentur in der Schweiz suchen, ein Eventkonzept für Ihren nächsten Marktauftritt planen oder Lead-Generierung am Point-of-Contact optimieren möchten – dieser Beitrag zeigt Ihnen konkret, wie erfolgreiche Standaktionen heute konzipiert und umgesetzt werden.
Das erwartet Sie:
Kompletter Projekt-Workflow von A bis Z
Praktische Einblicke in die Event-Planung
HubSpot-Integration für Lead-Management
Content-Strategie für Social Media
Messbare Marketing-Automatisierung
Übertragbare Konzepte für Ihre Events
Die Ausgangslage: Versicherungsberatung braucht Sichtbarkeit
Der Kunde: PRO VITA AG
PRO VITA ist ein unabhängiger Versicherungsbroker mit Sitz in der Schweiz, spezialisiert auf ganzheitliche Versicherungsberatung für Privatpersonen und KMU. Das Leistungsspektrum umfasst Krankenkassen-, Sach-, Personen- und Geschäftsversicherungen.
Die Herausforderung
Versicherungsbroker stehen vor einem klassischen Marketingproblem: Ihre Dienstleistung ist komplex, beratungsintensiv und wird oft erst dann nachgefragt, wenn ein konkreter Bedarf entsteht. Wie macht man solch eine Dienstleistung an einem belebten Märitstand erlebbar, sympathisch und nahbar?
Die zentralen Fragestellungen:
Wie generieren wir qualifizierte Leads in einem informellen Setting?
Wie schaffen wir Gesprächsanlässe ohne aufdringlich zu wirken?
Wie erfassen wir Kontaktdaten DSG-konform und systematisch?
Wie stellen wir sicher, dass Interessenten nach dem Event nicht verloren gehen?
Unsere strategische Antwort
Statt eines klassischen «Beratungsstands» entwickelten wir ein mehrstufiges Eventkonzept, das auf drei Säulen basiert:
Physische Aktivierung: Ein einladender Stand mit Give-away als Eisbrecher
Digitale Interaktion: QR-Code-basierter Wettbewerb mit HubSpot-Landingpage
Automatisierte Nachbearbeitung: Systematisches Follow-up über Marketing-Automation
Ein gelungener Event beginnt mit einer Idee und und endet mit messbaren Ergebnissen.
– GetLead AG
Ein sympathischer Auftritt, ein cleveres Give-away, ein Wettbewerb mit Mehrwert – und im Hintergrund ein durchdachtes System zur Lead-Erfassung und automatisierten Nachbearbeitung. Für PRO VITA, einen unabhängigen Schweizer Versicherungsbroker, durften wir eine Standaktion entwickeln und umsetzen, die zeigt, wie modernes Eventmarketing 2025 funktioniert.
Phase 1: Strategische Eventplanung – Der Weg zum Konzept
Kick-off und Briefing (Woche 1-2)
Jedes erfolgreiche Event beginnt mit einem klaren Briefing. In unserem initialen Workshop mit PRO VITA definierten wir gemeinsam:
Zielgruppen:
Primär: Privatpersonen zwischen 30-55 Jahren, gesundheitsbewusst, offen für Versicherungsoptimierung
Sekundär: KMU-Inhaber und Selbstständige mit Interesse an Geschäftsversicherungen
Messbare Ziele:
Mindestens 50 qualifizierte Kontakte erfassen
Aufmerksamkeit für die Marke PRO VITA steigern
Beratungstermine generieren
Social-Media-Content produzieren
Positive Markenwahrnehmung schaffen
Rahmenbedingungen:
Budget für Standgestaltung, Give-aways, Technik und Content
Verfügbares Personal: 3-4 Mitarbeitende von PRO VITA
Dauer: 1 Event-Tag (Montag, 8-17 Uhr)
Location: Regionaler Märit mit hoher Frequenz
Konzeptentwicklung (Woche 3-4)
In der Konzeptphase entwickelten wir drei verschiedene Ansätze und präsentierten diese dem Kunden.
Variante A: Klassischer Informationsstand
Fokus auf Beratungsgespräche vor Ort
Infomaterial und direkte Terminvereinbarung
❌ Verworfen: Zu wenig niederschwellig, zu beratungslastig
Variante B: Interaktive Spiel-Station
Torschusswand mit Versicherungsfragen
Sofortgewinne und Beratungsgutscheine
❌ Verworfen: Zu verspielt für Versicherungsthema
Variante C: Hybrid-Ansatz mit Give-away & Digital-Wettbewerb ✅
Sympathisches Give-away als Eisbrecher
QR-Code-basierter Wettbewerb mit Mehrwert
Möglichkeit zur direkten Beratungsanfrage
✅ Gewählt: Optimale Balance zwischen Niederschwelligkeit und Lead-Generierung
Die Customer Journey am Event-Tag
Wir konzipierten eine durchdachte Besucherführung:
AUFMERKSAMKEIT
↓ Auffälliger Stand + sympathisches Personal
ERSTKONTAKT
↓ Give-away: Thunfischli mit Branding
INTERAKTION
↓ QR-Code auf Give-away → Wettbewerb
LEAD-ERFASSUNG
↓ HubSpot-Landingpage mit Formular
VERTIEFUNG (optional)
↓ Direkte Beratungsanfrage möglich
FOLLOW-UP
↓ Automatisiertes E-Mail + CRM-Integration
Phase 2: Kreative Umsetzung – Von der Idee zum Stand
Standdesign und Branding
Die physische Präsenz:
Für maximale Sichtbarkeit und professionelles Erscheinungsbild entwickelten wir folgendes Standkonzept:
Pavillon (3x3m): Faltpavillon, optional gebrandet, wetterfest und schnell aufbaubar
Theke: Professionelle Messetheke mit Logo-Branding für Beratungsgespräche und Material-Auslage
Beachflag: Gebrandete Beachflags in PRO VITA-Farben
Sitzgelegenheit: Festhüttentisch mit Bänken – schafft informelle Gesprächsatmosphäre
Team-Outfit: Mitarbeitende in gebrandeten Gilets – erkennbar und professionell, aber nicht zu formal
Displays: Roll-up-Banner mit Kernbotschaften und QR-Codes
Beleuchtung: LED-Spots für Abendstunden (optional)
Warum dieses Setup funktioniert: Das Konzept verbindet Professionalität mit Nahbarkeit. Der Festhüttentisch lädt zum Verweilen ein, während Pavillon und gebrandete Theke Seriosität ausstrahlen. Diese Balance ist im Versicherungsbereich entscheidend – zu locker wirkt unseriös, zu steif abschreckend.
Das Give-away: Mehr als nur ein Geschenk
Die Idee: Thunfischli mit Botschaft
Überraschungseffekt: Niemand erwartet Thunfischli (feinstes Mandelgebäck) am Märitstand. Das sorgt für Gesprächsstoff
Qualitätsversprechen: Hochwertiges Schweizer Produkt aus lokaler Produktion unterstreicht Beratungsqualität
Slogan mit Mehrwert: «Mit uns fischen Sie nur das Beste raus – hier der Beweis!»
Praktischer Nutzen: Wird tatsächlich verwendet (nicht weggeworfen wie viele Werbegeschenke)
Merkfähigkeit: Ungewöhnliches Give-away = bessere Markenerinnerung
Die Verpackung:
Jede Thunfischli-Verpackung erhielt ein individuelles Reiter-Design mit:
PRO VITA-Logo und Branding
Eingängiger Slogan
QR-Code zur direkten Beratungsanfrage
Zutatenliste und Allergiehinweise (wichtig!)
Kurze Info zu PRO VITA
Produktionsdetails:
Auflage: 200 Stück
Lieferant: Confiserie Steinmann, Thun
Lead-Time: 3 Wochen
Kosten: Ca. CHF 7.50 pro Stück inkl. Reiter-Design
Der Wettbewerb: Gamification mit Strategie
Das Konzept:
Ein digitaler Wettbewerb mit fünf Versicherungsfragen – nicht zu schwer, aber auch nicht trivial. Die Fragen waren bewusst so gestaltet, dass sie:
Wissen vermitteln (Edutainment-Ansatz)
Gesprächsanlässe mit dem Standpersonal schaffen
Sichbarkeit der PRO VITA AG
Zur Reflexion über eigene Versicherungssituation anregen
Beispiel-Fragen:
«Wie viele Schweizer wechseln jährlich ihre Krankenkasse?»
«Welche Versicherung ist in der Schweiz obligatorisch?»
«Wann ist der ideale Zeitpunkt für eine Säule 3a-Planung?»
Der Hauptpreis: CHF 1'000 in Reka-Checks – ein attraktiver Gewinn, der zur Marke passt (Schweizer Produkt, breite Verwendbarkeit).
Zusätzliche Anreize:
Verlosung unter allen Teilnehmenden
Keine Barauszahlung = seriös und regelkonform
Ziehung und Bekanntgabe nach Event per E-Mail
Flyer und Print-Materialien
Ergänzend zum Give-away produzierten wir:
DIN-lang-Flyer mit allen Event-Infos, Wettbewerbsdetails und QR-Codes
Plakate (A2) für den Stand und umliegende Aufsteller
Tischaufsteller mit QR-Codes direkt am Festhüttentisch
Info-Broschüren zu PRO VITA-Dienstleistungen
Kugelschreiber mit PRO VITA-Branding
Alle Print-Materialien wurden im Corporate Design von PRO VITA gestaltet und enthielten konsistent die QR-Codes zur Landingpage.
Content Creation & Social Media
Bereits vor dem Event produzierten wir Clips mit den Lernenden von PRO VITA für Instagram und TikTok, um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Am Eventtag begleiteten wir die Aktion mit Kamera und Drohne. Daraus entstand ein emotionales Eventvideo, das die Stimmung perfekt einfängt.
Unser Tipp: Für B2B-Kunden lohnt sich die Verknüpfung von Event und Social Media, z. B.:
Phase 3: Content-Produktion – Sichtbarkeit vor, während und nach dem Event
Pre-Event: Social Media Teaser (1 Woche vor Event)
Die Strategie:
Um bereits vor dem Event Aufmerksamkeit zu generieren und die Zielgruppe vorzubereiten, produzierten wir authentischen Social-Media-Content mit den Lernenden von PRO VITA.
Warum Lernende?
Authentizität und Nahbarkeit
Junge Zielgruppe ansprechen
Employer Branding-Effekt (PRO VITA als Ausbildungsbetrieb)
Sympathie-Faktor höher als bei «klassischen» Werbeformaten
Produzierte Formate:
«Gewinne CHF 1'000 Reka-Checks!» – Ankündigung mit Save-the-Date
«Wir stellen unseren Stand vor...» – Teaser mit Standvorstellung
«Gewinne CHF 1'000 Reka-Checks!» – Ankündigung mit Save-the-Date
«Wir stellen unseren Stand vor...» – Teaser mit Standvorstellung
Technische Umsetzung:
Drehtag mit den Lernenden (halber Tag)
Mobile Produktion mit iPhone 15 Pro
Schnitt und Color Grading in-house
Optimiert für Hochformat (9:16)
Untertitel für Sound-off-Viewing
Performance-Ziele:
Reichweite: 5'000+ Views pro Video
Engagement: 200+ Interaktionen
Traffic auf PRO VITA-Profil steigern
Event-Day: Live-Content und Dokumentation
Am Veranstaltungstag selbst begleitete unser Content-Team das Geschehen professionell:
Equipment:
Sony A7 IV mit Gimbal für flüssige Bewegtbilder
DJI Mavic Pro Drohne für Luftaufnahmen (mit Bewilligung)
DJI Wireless Mikrofone
LED-Panel für Ausleuchtung bei Interviews
Produzierte Inhalte:
Stories (Instagram & TikTok):
Live-Updates vom Stand
Interviews mit Besuchern (mit Einwilligung)
Give-away-Aktionen
Team-Einblicke
Foto-Reportage:
Standaufbau Timelapse
Team-Porträts in Aktion
Besucher-Interaktionen
Detail-Shots (Give-away, Branding, Deko)
Drohnenaufnahmen für Übersicht
Video-Material für Hauptfilm:
Ca. 60 Minuten Rohmaterial
Verschiedene Perspektiven und Szenen
O-Töne von Mitarbeitenden
Stimmungsbilder vom Event
© GetLead AG – Emotionales Eventvideo vom Spiez-Märit
Post-Event: Das emotionale Eventvideo
Konzept:
Aus dem gesammelten Material produzierten wir ein 120-sekündiges Eventvideo, das die Atmosphäre des Tages einfängt und für zukünftige Marketing-Aktivitäten verwendet werden kann.
Aufbau des Videos:
0-10s: Drohnenaufnahme + Intro mit Logo
10-15s: Impressionen des Spiez-Märit
15-30s: Interview Standortleiter
30-40s: Standimpressionen
40-50s: Close-Up Shots vom Standmaterial
50-65s: Interview Partnerschaft PRO VITA AG x GetLead AG
65-85s: Standkonzept mit attraktivem Hauptgewinn
85-95s: Drohnenaufnahme + Outro mit Logo
95-120s: Wettbewerbsabwicklung mit HubSpot
Mögliche Verwendungszwecke:
Website (Landing Page, Über uns)
Social Media (organisch + als Werbeanzeige)
Interne Kommunikation und Mitarbeiter-Motivation
Präsentationen für potenzielle Kunden
Event-Dokumentation für zukünftige Planung
Post-Produktion:
Professioneller Schnitt mit Premiere Pro
Farbkorrektur für einheitlichen Look
Lizenzfreie Musik (GEMA-frei)
optional Untertitel für Accessibility
Verschiedene Formate: 16:9, 1:1, 9:16
Marketingautomatisierung mit HubSpot
Ein zentrales Element: HubSpot-Integration
Landingpage mit Wettbewerb und Beratungsformular
Automatisiertes Follow-up-Mail an alle Teilnehmenden
revDSG-konformes Lead-Management
Segmentierung & gezielte Nachbearbeitung
So wurde physische Präsenz digital messbar – ein echter Mehrwert für B2B-Kunden, die auf Eventplanung, Leadgenerierung und Agenturbegleitung setzen.
Phase 4: Digitale Lead-Generierung – HubSpot als Herzstück
Die HubSpot-Landingpage: Conversion-optimiert
Strategische Überlegungen:
Die Landingpage war das zentrale Element der digitalen Lead-Erfassung. Hier trafen alle QR-Code-Scans zusammen – von Give-away, Flyern, Plakaten und persönlichen Empfehlungen.
Aufbau der Landingpage:
Above the Fold:
Eyecatcher-Hero-Image vom Event
Klare Headline: «Gewinnen Sie CHF 1'000 in Reka-Checks!»
Subheadline mit Nutzenversprechen
Countdown bis zur Verlosung (erzeugt Dringlichkeit)
Wettbewerbsbereich:
6 Versicherungsfragen als Multiple-Choice
Hinweis: «Nicht sicher? Sprechen Sie unser Team vor Ort an!»
Progress-Bar zur Motivation
Kontaktformular:
Minimal invasiv: Vorname, Nachname, E-Mail
Optional: PLZ, Telefonnummer (für direkte Beratung)
Pflichtfeld: Datenschutz-Checkbox (DSG-konform)
Double-Opt-in für E-Mail-Marketing
Trust-Elemente:
PRO VITA-Logo und Branding
Sicherheitshinweise zu Datenschutz
Link zu Teilnahmebedingungen
SSL-Zertifikat sichtbar
Call-to-Action-Bereich:
«Jetzt an Beratung interessiert?»
Direkter Link zu Beratungstermin-Buchung
WhatsApp-Button für schnellen Kontakt
Footer:
Impressum und Datenschutzerklärung
Social-Media-Links
Kontaktdaten
Mobile Optimierung: Da die meisten QR-Code-Scans über Smartphones erfolgten, war die Mobile-First-Optimierung elementar:
Schnelle Ladezeit (< 2 Sekunden)
Grosse Touch-Targets
Vereinfachte Navigation
Optimierte Formular-Felder für Mobile
HubSpot CRM-Integration: Vom Lead zum Kunden
Automatische Lead-Erfassung:
Jede Formular-Übermittlung auf der Landingpage erzeugte automatisch:
Neuen Kontakt im HubSpot CRM mit allen erfassten Daten
Lead-Quelle-Tracking: Markierung als «Event PRO VITA Märit 2025»
Zeitstempel: Exakte Erfassung von Datum und Uhrzeit
Custom Properties:
– Wettbewerbsteilnahme: Ja/Nein
– Beratungswunsch: Ja/Nein
– Interessengebiet: (falls angegeben) PLZ für regionale Segmentierung
Lead-Scoring:
Wir implementierten ein einfaches Lead-Scoring-System:
Wettbewerbsteilnahme: +10 Punkte
Beratungswunsch angeklickt: +30 Punkte
Telefonnummer angegeben: +15 Punkte
E-Mail geöffnet: +5 Punkte
Link im E-Mail geklickt: +10 Punkte
Leads mit >40 Punkten wurden als «Sales-qualified» markiert und priorisiert an das Beratungsteam weitergeleitet.
Marketing-Automatisierung: Der unsichtbare Vertriebsmotor
Workflow 1: Wettbewerbsteilnehmer (Sofort nach Anmeldung)
TRIGGER: Formular «Wettbewerb» ausgefüllt
↓
ACTION 1: Bestätigungs-E-Mail senden (innerhalb 5 Minuten)
↓
DELAY: 3 Tage
↓
ACTION 2: Follow-up E-Mail mit Mehrwert
- Versicherungstipps
- Link zu kostenlosem Versicherungscheck
- Erneute Einladung zur Beratung
↓
DELAY: 7 Tage
↓
CONDITION: Hat Benutzer E-Mail geöffnet?
├─ JA → Personalisiertes Follow-up vom Berater
└─ NEIN → Re-Engagement E-Mail mit Spezialangebot
↓
DELAY: 14 Tage (nach Verlosung)
↓
ACTION 3: Gewinner-Benachrichtigung / Trostpreis-E-Mail
Workflow 2: Beratungsinteressenten (Priorisiert)
TRIGGER: «Beratung gewünscht» = JA
↓
ACTION 1: Sofortige Benachrichtigung an Vertriebsteam (Slack + E-Mail)
↓
ACTION 2: Automatische Terminbuchungs-E-Mail an Lead
– Link zu Calendly/HubSpot Meetings
– Auswahl verfügbarer Zeitslots
↓
DELAY: 24 Stunden
↓
CONDITION: Wurde Termin gebucht?
├─ JA → Bestätigungs-E-Mail + Kalendereinladung
│ → Reminder 24h vor Termin
│ → Folgetermin in CRM erstellen
└─ NEIN → Erinnerung mit persönlicher Note
→ Telefonischer Nachfass-Versuch durch Team
E-Mail-Templates:
Alle E-Mails wurden im PRO VITA-Design gestaltet und enthielten:
Personalisierte Anrede (Vorname)
Responsive Design für Mobile
Klare Call-to-Actions
Abmeldemöglichkeit (revDSG-Compliance)
Tracking-Pixel für Öffnungs- und Klickraten
Beispiel Bestätigungs-E-Mail:
Betreff: Ihre Wettbewerbsteilnahme bei PRO VITA – Viel Glück! 🍀
Hallo [Vorname]
Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserem Wettbewerb! Ihre Anmeldung ist bei uns eingegangen und Sie nehmen automatisch an der Verlosung der CHF 1'000 Reka-Checks teil.
Die Ziehung findet am [Datum] statt. Wir benachrichtigen Sie per E-Mail über das Ergebnis.
Wussten Sie schon? 85% der Schweizer zahlen zu viel für ihre Versicherungen. Mit einer unabhängigen Beratung können Sie durchschnittlich [Betrag] pro Jahr sparen.
→ [Jetzt kostenlose Beratung vereinbaren]
Herzliche Grüsse Ihr PRO VITA Team
PS: Kennen Sie jemanden, der auch von einer Versicherungsberatung profitieren könnte? Leiten Sie diese E-Mail gerne weiter!
Datenschutz und revDSG-Compliance
Wichtige Massnahmen:
Double-Opt-in: Bestätigungs-E-Mail mit Aktivierungslink
Transparenz: Klare Information, wofür Daten verwendet werden
Zweckbindung: Daten nur für angegebene Zwecke nutzen
Löschkonzept: Automatische Löschung nach 24 Monaten Inaktivität
Auskunftsrecht: Einfacher Prozess für Datenauskünfte
Widerrufsrecht: One-Click-Abmeldung in jeder E-Mail
HubSpot-Konfiguration:
DACH-Server-Standort gewählt (Frankfurt)
IP-Anonymisierung aktiviert
Cookie-Banner integriert
Datenweitergabe-Einstellungen geprüft
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit HubSpot abgeschlossen
Konzept & Umsetzung: Alles aus einer Hand
Unsere Agentur übernahm Planung, Gestaltung und Umsetzung:
Standdesign: Pavillon, gebrandete Theke, Festhüttentisch, Mitarbeitende in PRO VITA-Gilets
Give-away: Einzeln verpackte Thunfischli mit Branding, Slogan und QR-Code zur Beratung
Wettbewerb: QR-Code auf Plakaten und Flyern
→ Weiterleitung zur HubSpot-Landingpage
→ Gewinn: 1’000 CHF in Reka-Checks
Beratungsanfrage: Direkt auf der Landingpage, unkompliziert und datenschutzkonform
So entstand ein modulares Eventkonzept, das sich problemlos auf weitere Standorte und Veranstaltungen übertragen lässt.
Phase 5: Projektumsetzung – Timeline und Koordination
Projekt-Timeline (8 Wochen)
Woche 1-2: Briefing & Konzeption
Kick-off-Meeting mit PRO VITA
Zieldefinition und Budgetfreigabe
Konzeptvarianten entwickeln
Entscheidung für finales Konzept
Woche 3-4: Kreation & Planung
Standdesign finalisieren
Give-away-Produktion beauftragen
HubSpot-Landingpage konzipieren
Content-Planung für Social Media
Dreh-Organisation mit Lernenden
Woche 5-6: Produktion & Setup
Social Media Teaser veröffentlichen
Landingpage live schalten
Technisches Testing (QR-Codes, Formulare, Workflows)
Standaufbau-Logistik klären
Team-Briefing für PRO VITA-Mitarbeitende
Woche 8: Event & Nachbereitung
Standaufbau (am Morgen des Events)
Event-Tag mit Content-Produktion (Montag)
Standabbau
Follow-up-E-Mails automatisch versendet
Datenauswertung und Reporting
Interne Projektorganisation
GetLead-Team:
Projektleitung: Gesamtverantwortung und Kundenkommunikation
Konzeption: Strategische Planung und Beratung
Design: Visuelle Gestaltung (Stand, Give-away, Print, Digital)
Tech/HubSpot: Landingpage-Entwicklung und Marketing-Automation
Content: Video-Produktion, Social Media, Fotografie, Drohnenaufnahmen
Logistik: Beschaffung, Koordination, Aufbau
Drohnen-Pilot: in-house
Externe Partner:
Give-away-Produzenten (Thunfischli + Banderolen)
Druckerei für Flyer und Plakate
Kommunikation:
Wöchentliche Status-Calls mit PRO VITA
Internes Daily Stand-up für GetLead-Team
Slack-Channel für schnelle Abstimmung
Shared Google Drive für alle Materialien
Phase 6: Messbarkeit und Erfolgskontrolle
KPI-Framework: Was wir gemessen haben
Lead-Generierung (Primäre KPIs):
Anzahl Landingpage-Besuche via QR-Code
Conversion-Rate Formular
Anzahl qualifizierte Leads (mit Lead-Score >40)
Anzahl direkte Beratungsanfragen
Verteilung nach PLZ/Region
Engagement (Sekundäre KPIs):
Verweildauer auf Landingpage
E-Mail-Öffnungsrate (Benchmark: >25%)
E-Mail-Klickrate (Benchmark: >3%)
Social-Media-Reach und Engagement
Video-Views und Watch-Time
Event-Metriken:
Anzahl ausgegebene Give-aways
Standbesucher-Frequenz (geschätzt)
Gespräche mit Beratern (qualitativ)
Social-Media-Mentions und Tags
Kosten-Nutzen:
Cost-per-Lead (CPL)
ROI nach 3 Monaten
Customer Acquisition Cost (CAC)
HubSpot-Reporting-Dashboard
Wir richteten für PRO VITA ein individuelles Dashboard ein mit
Übersicht:
Event-Leads gesamt
Conversion-Funnel (Landingpage → Formular → Beratung)
Lead-Score-Verteilung
Geografische Heatmap (PLZ-basiert)
E-Mail-Performance:
Versandzahlen pro Workflow
Öffnungs- und Klickraten im Zeitverlauf
Abmelderaten
Zustellbarkeitsstatus
Sales-Pipeline:
Leads in Bearbeitung
Gebuchte Termine
Abgeschlossene Beratungen
Conversion zu Kunden
ROI-Tracking:
Umsatz aus Event-Leads
Durchschnittlicher Kundenwert
Payback-Period
Ergebnisse & Learnings
Um Ihre Zielgruppe zielgerichtet zu erreichen, planen und realisieren wir HubSpot-Kampagnen mit individuellen Landingpages, effektiven ChatBots und LiveChats. Alles aus einer Hand - von der Konzeption bis zur Umsetzung.
Dank modularer Planung und Automatisierung konnten wir die gesamte Aktion exakt auswerten: Wettbewerbsteilnahmen, Beratungswünsche und Give-aways wurden erfasst und analysiert.
Hohe Interaktionsrate am Stand
Zahlreiche qualifizierte Leads
Positive Rückmeldungen zu Branding und Aktion
Effiziente Nachbearbeitung dank HubSpot
Was dieses Projekt auszeichnet: Übertragbare Erfolgsfaktoren
1. Hybride Strategie: Das Beste aus beiden Welten
Dieser Event zeigt exemplarisch, wie physische und digitale Touchpoints nahtlos ineinander greifen können. Der Stand schafft die emotionale Verbindung, während HubSpot die systematische Nachbearbeitung garantiert.
Warum das funktioniert:
Menschen kaufen von Menschen. Der persönliche Kontakt bleibt unersetzlich
Digitale Tools sorgen dafür, dass kein Lead verloren geht
Marketing-Automation nimmt dem Team die repetitive Arbeit ab
Messbarkeit schafft Transparenz und ermöglicht Optimierung
2. Niederschwelligkeit als Erfolgsfaktor
Versicherungsberatung ist ein High-Involvement-Produkt. Menschen müssen Vertrauen aufbauen, bevor sie ihre persönlichen Finanzen offenlegen. Das Give-away senkte die Hemmschwelle:
Kein Verkaufsdruck am Stand
Freiwillige Teilnahme am Wettbewerb
Selbstbestimmtes Tempo (digital ausfüllen, wann man möchte)
Option zur Beratung, keine Pflicht
3. Content als langfristiger Asset
Die produzierten Videos und Fotos dienen PRO VITA weit über den Event hinaus:
Website-Content für 1-2 Jahre
Social-Media-Material
Recruiting-Content (Employer Branding)
Verkaufsunterlagen
Interne Kommunikation
Investition in Content = Mehrfachnutzung
4. Datenschutz als Vertrauensbasis
Gerade im Versicherungsbereich ist Vertrauen fundamental. Durch transparente, revDSG-konforme Datenverarbeitung signalisierten wir:
«Wir nehmen Ihre Daten ernst»
«Wir arbeiten professionell und gesetzeskonform»
«Sie behalten die Kontrolle»
Dies stärkt die Markenwahrnehmung nachhaltig.
5. Skalierbarkeit durch modulares Konzept
Das entwickelte Konzept lässt sich mit minimalem Aufwand replizieren:
Andere Standorte: Pavillon und Give-aways sind transportabel
Andere Events: Messen, Firmenevents, Sportveranstaltungen
Andere Branchen: Mit angepasstem Give-away universell einsetzbar
Verschiedene Jahreszeiten: Wintervariante mit anderem Produkt denkbar
Automatisierung beginnt mit einem echten Kontakt – und endet mit einer echten Beziehung.
– Nic Wüthrich, GetLead AG
Technische Deep-Dive: HubSpot-Setup im Detail
Für Leserinnen und Leser, die selbst mit HubSpot arbeiten oder eine ähnliche Lösung umsetzen möchten, hier die technischen Details:
Landingpage-Struktur
Verwendete HubSpot-Module:
Custom Hero-Modul mit Bild und Headline
Formular-Modul mit Custom-Feldern
CTA-Button-Modul mit Tracking
Trust-Badge-Modul (Custom HTML)
Footer-Modul mit Legal Links
Custom CSS für Branding
Formular-Konfiguration
Standard-Felder:
Vorname (Text, Required)
Nachname (Text, Required)
E-Mail (E-Mail, Required, mit Validierung)
PLZ (Number, Required, Min: 1000, Max: 9999, Optional)
Telefon (Phone, Optional)
Progressive Profiling: Bei wiederholten Besuchen erscheinen zusätzliche Felder:
Geburtsjahr (für zielgruppenspezifische Angebote)
Aktueller Versicherer (Wechselpotenzial einschätzen)
Workflow-Details
Workflow «Wettbewerb-Teilnehmer»:
Enrollment Trigger
Formular «PRO VITA Event Wettbewerb» submitted
Actions:
Send Email → «Bestätigung Wettbewerb» (Delay: 5 minutes)
Set Property Value → Lead Status = «Wettbewerb Teilnehmer»
Add to List → «Event PRO VITA 2025»
Delay → 3 Days
Send Email → «Versicherungstipps + Beratungseinladung»
Branch Logic:
IF Email opened → Set Property «Engagement: High»
ELSE → Continue
Delay → 7 Days
If/Then Branch:
IF Property «Beratungswunsch» = True
Create Task for Sales Team
Send «Terminvereinbarung» Email
ELSE
Send «Re-Engagement» Email
Delay → 14 Days (bis nach Verlosung)
If/Then Branch
IF Property «Gewinner» = True
Send «Gewinn-Benachrichtigung»
ELSE
Send «Trostpreis-Angebot» (z.B. kostenloser Versicherungscheck)
Workflow «Beratungs-Leads»:
Enrollment Trigger
Contact Property «Beratungswunsch» = True
Actions:
Send Internal Email → Sales Team Benachrichtigung (Sofort)
Send Slack Notification → Channel #sales-leads
Set Property Value → Lead Status = «Sales Qualified Lead»
Increase Property Value → Lead Score +30
Send Email → «Terminbuchung» mit Calendly-Link
Delay → 24 Hours
If/Then Branch:
IF Meeting booked
Send «Termin-Bestätigung»
Create Deal in Pipeline
Set Deal Stage = «Meeting geplant»
ELSE
Create Task «Telefonischer Follow-up»
Send Reminder Email
Delay → 48 Hours
IF Still no meeting booked
Assign to Sales Rep
Create Task «Persönliche Kontaktaufnahme»
Listen-Segmentierung
Erstellte Listen:
Event PRO VITA Gesamt (alle Teilnehmer)
Wettbewerb Teilnehmer ohne Beratungswunsch
Beratungs-Interessenten
Gewinner (nach Ziehung)
Nicht-Gewinner
High-Engagement (E-Mails geöffnet + Links geklickt)
Low-Engagement (Keine Interaktion)
Regional nach PLZ (z.B. Thun, Spiez, Interlaken, Frutigen etc.)
Diese Segmentierung ermöglichte gezielte Nachfasskampagnen mit personalisierten Inhalten.
Wer Vertrauen aufbauen will, muss zuerst Begegnungen schaffen.
– Abizan Karunanithy, GetLead AG
Branchen-Übertragbarkeit: Wo funktioniert dieses Konzept?
Das vorgestellte Event-Konzept ist nicht auf Versicherungsbroker beschränkt. Es eignet sich für zahlreiche beratungsintensive B2B- und B2C-Branchen:
Perfekt geeignet für:
Finanzdienstleister:
Banken und Vermögensverwalter
Treuhänder und Steuerberater
Vorsorge- und Pensionskassenberatung
Immobilienberater
Gesundheit & Vorsorge:
Physiotherapie-Praxen
Ernährungsberatung
Fitness-Studios mit Beratungsangebot
Komplementärmedizin
B2B-Dienstleister:
IT-Beratung und Systemhäuser
Personalvermittlung und HR-Beratung
Unternehmensberatung
Marketing- und Werbeagenturen (ja, auch wir nutzen es für uns!)
Handwerk & Bau:
Architekten und Planer
Solaranlagen-Anbieter
Küchen- und Badstudios
Gartenbau mit Planungsservice
Anpassungen nach Branche
Kernelemente bleiben:
Sympathisches Give-away als Eisbrecher
Digitaler Wettbewerb zur Lead-Erfassung
HubSpot-basierte Nachbearbeitung
Content-Produktion für Mehrfachnutzung
Individualisierung bei:
Give-away: Branchenbezug (IT: USB-Stick mit Tools, Architekt: Mini-Massstab, Fitness: Protein-Riegel)
Wettbewerbsfragen: Fachspezifisches Wissen abfragen
Hauptpreis: Zur Zielgruppe passend (B2B: iPad, iPad-Zubehör / B2C: Erlebnis-Gutschein)
Standgestaltung: Corporate Design des Ausstellers
Checkliste: So planen Sie Ihren eigenen Event
Möchten Sie eine ähnliche Aktion umsetzen? Fordern Sie noch heute unsere erprobte Checkliste für Ihre Eventplanung an. Oder buchen Sie direkt ein unverbindliches Beratungsgespräch, damit Sie all Ihre Fragen direkt stellen können.
Checkliste Event-Planung von A bis Z – Eine Publikation der GetLead AG
Häufige Fehler bei Eventmarketing – und wie Sie sie vermeiden
Aus unserer Erfahrung mit zahlreichen Event-Projekten kennen wir die typischen Stolpersteine:
❌ Fehler 1: Kein klares Ziel
Problem: «Wir wollen Präsenz zeigen» ist kein messbares Ziel.
Lösung: Definieren Sie konkrete KPIs:
Anzahl Leads
Conversion-Rate
Cost-per-Lead
Folge-Termine
❌ Fehler 2: Manuelle Lead-Erfassung
Problem: Papier-Formulare oder Visitenkarten landen im Chaos, Follow-up dauert Wochen.
Lösung: Digitale Erfassung ab Minute 1. QR-Code direkt ins CRM = sofortiges Follow-up möglich.
❌ Fehler 3: Passives Standpersonal
Problem: Team wartet, dass Besucher kommen. Die Meisten stehen einfach nur verunsichert da.
Lösung:
Aktive Ansprache trainieren
Give-away als Gesprächseinstieg nutzen
Rotationssystem (frische Energie)
❌ Fehler 4: Kein Follow-up-Plan
Problem: Nach Event versandet alles und Leads werden nicht bearbeitet.
Lösung: Follow-up VOR dem Event planen und automatisieren. Workflows ready haben.
❌ Fehler 5: Zu kompliziert
Problem: 5-Minuten-Formular, komplizierte Wettbewerbsfragen, unklare Teilnahmebedingungen.
Lösung: Keep it simple. 3 Felder, 3 Fragen, 1 klarer Gewinn.
❌ Fehler 6: Give-away ohne Strategie
Problem: Billige Werbegeschenke, die sofort entsorgt werden.
Lösung: Give-away mit Mehrwert, das zur Marke passt und im Gedächtnis bleibt.
❌ Fehler 7: Keine Content-Produktion
Problem: Event ist vorbei, keine Fotos/Videos für Marketing.
Lösung: Content-Team von Anfang an einplanen. Material ist langfristiger Asset.
Eventmarketing, das funktioniert
Diese Standaktion zeigt, wie digitale Marketingstrategien, kreative Ideen und persönliche Begegnungen perfekt zusammenspielen können. Wir begleiten unsere Kunden von der Idee bis zur Nachbearbeitung – strategisch, kreativ und datenbasiert.
GetLead AG: Ihre Agentur für erfolgreiche Eventkonzepte
Was uns auszeichnet
Als spezialisierte Agentur für Kundentouchpoints und Marketing-Automatisierung verbinden wir kreative Eventkonzepte mit technologischer Exzellenz:
Unser Leistungsspektrum:
Strategische Beratung:
Event-Konzeption und Zielsetzung
Zielgruppenanalyse und Persona-Development
Budget-Planung und ROI-Prognosen
Konzeptvarianten und A/B-Testing
Kreative Umsetzung:
Standdesign und räumliche Gestaltung
Give-away-Entwicklung mit Markenbezug
Print- und Digital-Design
Gamification und Interaktionskonzepte
Content-Produktion:
Pre-Event Teaser für Social Media
Live-Content am Event-Tag
Post-Event Zusammenfassungen und Imagefilme
Fotografie und Drohnenaufnahmen
Technologie & Automation:
HubSpot-Integration und CRM-Setup
Landingpage-Entwicklung (conversion-optimiert)
Marketing-Automation und Workflows
Lead-Scoring und Segmentierung
Reporting und Analytics
End-to-End-Begleitung:
Projektmanagement von Kick-off bis Nachbereitung
Koordination aller Dienstleister
On-Site-Support am Event-Tag
Follow-up-Optimierung
So geht Eventmarketing heute
Diese Case Study zeigt: Modernes Eventmarketing bedeutet weit mehr als einen Stand aufbauen und Flyer verteilen. Es geht um die intelligente Verknüpfung von:
✅ Physischer Präsenz: Menschen kaufen von Menschen
✅ Digitalem Touchpoint: QR-Codes als Brücke ins CRM
✅ Automatisierter Nachbearbeitung: Kein Lead geht verloren
✅ Content-Mehrwert: Einmalige Investition, langfristige Nutzung
✅ Messbaren Ergebnisse: Transparenz von Anfang bis Ende
Die Zukunft des Eventmarketings liegt in dieser hybriden Herangehensweise: Offline für Emotionen, Online für Systematik.
Die Kernbotschaft
Ein Event ist nur so gut wie sein Follow-up
Sie können den besten Stand haben, das kreativste Give-away und das engagierteste Team – wenn die Lead-Nachbearbeitung fehlt, verpufft alles. HubSpot und Marketing-Automation sind der unsichtbare Vertriebsmotor, der aus Standbeschern echte Kundenbeziehungen macht.
Ihr nächster Event: Lassen Sie uns sprechen
Sie planen einen Messeauftritt, eine Standaktion oder ein Kunden-Event? Wir unterstützen Sie von der ersten Idee bis zum letzten Follow-up-Mail – strategisch, kreativ und technisch exzellent.
Was wir für Sie tun können:
📋 Abgabe unsere erprobte Eventplangungs-Checkliste (kostenlos)
📋 Quick-Check Ihres Event-Konzepts (kostenlos)
→ Wir analysieren Ihre Pläne und geben konkrete Optimierungsvorschläge
🎨 Teil-Umsetzung einzelner Module
→ Sie haben bereits ein Konzept? Wir übernehmen einzelne Bausteine wie Content, HubSpot oder Standgestaltung
🚀 Full-Service von A-Z
→ Lehnen Sie sich zurück – wir kümmern uns um alles
GetLead AG
Agentur für Kundentouchpoints und Marketing-Automatisierung
Ihre nächste Schritte:
2. Briefing-Call (30 Min) – wir verstehen Ihre Ziele
3. Konzeptvorschlag mit Budgetrahmen innerhalb von 5 Werktagen
4. Kick-off bei positiver Entscheidung
Unsere Projekte und Kompetenzen haben Sie neugierig gemacht?
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